書類・資料整理はスキャナーで電子化(デスク周りをスッキリ)|シニアのIT知恵袋

会社文書の電子化は大分進みましたが、家庭はまだまだと思います。私は9年前にドキュメントスキャナーを購入し、我が家から紙文書を無くすことに成功しています。一番の良い点は何と言っても場所を取らないことです。とてもすっきりしました。二番は、文書を探す手間が大幅に短縮したことです。

我が家はNASと言うデータ倉庫も導入しているので、家中どこからでも、(実は外からでも)、PC、スマホで文書を見ることが出来ます。これも、電子化してあるから出来ることです。

今回は皆さんにドキュメントスキャナーの導入をお進めし、使い方のコツをお伝えしようと思います。

1.ドキュメントスキャナーとは?

写真がドキュメントスキャナーです。一番人気のPFU SCANSNAPの最新機種です。私も大分古いですが、SCANSNAPです。実売価格は5万円弱位で、ちょっと高いですが、効果を考えると十分納得すると思います。

使い方は上扉を上げると写真のようにフィーダーが出てくるので、ここにA4紙をセット(50枚迄)します。すると、表裏を同時に30枚/分で連続読みします。かなり速いと感じます。

他社も同じようなスペックのものが出ています。以下が価格コムの売れ筋リストです。

価格.com - 2019年8月 スキャナ(シートフィードタイプ) 人気売れ筋ランキング
シートフィードタイプのスキャナ人気売れ筋ランキング!今売れている人気製品をランキングから探すことができます。価格情報やスペック情報、クチコミやレビューなどの情報も掲載しています

特別な拘りが無ければ、SCANSNAPがお勧めです。私のSCANSNAPは未だにトラブル無しで現役です。とても調子良いです。

2.導入の仕方

とても簡単です。念のために、以下に手順を書いておきます。

(1)SCANSNAPの購入

先ずは購入しましょう。接続は自分で行うので、ネットで買っても問題ありません。1世代前のSCANSNAPだと、価格コムに36000円とあります。これで、全く問題無いと思います。これは好みですね。

(2)PCとの接続

以下を順に行えば直に使えるようになります。

  • 届いたら、箱から本体を取り出して下さい(添付品はリストとの過不足チェックして下さい)
  • ACアダプタ、ACケーブルを本体に接続します
  • USBケーブルで本体とスキャナを接続します(無線機能も内蔵されているので、分かる方は無線設定でも構いません)
  • PCにSCANSAPのソフトウェアをダウンロードします(どのような手順でダウンロードするかの詳細はマニュアルを参照して下さい)
  • ダウンロードが済めば、既に標準設定で使えるようになっています
  • 使い方の詳細設定が出来るので、マニュアルを見ながら、慣れたところで、必要に応じて個別設定を行って下さい

3.私の使い方(ご紹介)

基本は全てスキャンして、電子化しています。以下が電子化しているものの一例です。参考にして下さい。

  • 手紙、はがき類は受発信の全て(年賀状も電子ファイリング)
  • 紙の住所録(同窓会名簿など)
  • 冠婚葬祭関連の記録
  • 金融関係の通知類、各種証明書類
  • 免許証
  • クレジットカード

など、とにかく全てを電子ファイリングしています。そして、読み込みが終わったら基本は破棄しています。現物を残す必要があるものは、箱に入れて整理しています。そして、スキャン直後には必ずバックアップを取っています。

4.まとめ

兎に角、ドキュメントスキャナーの導入はお進めです。このSCANSNAPが出る前はフラットベッド式のスキャナーが主流で、連続読みもあるにはありましたが、法人向けで手が届かない価格でした。

SCANSNAPが出てから、個人向け市場が一気に形成されたように思います。使い方は個人の工夫次第です。手放せなくなる1台となると思います。